adjoint/adjointe de direction

groupe perspective lÉvis - lévis

Principales fonctions

L’adjoint à la direction du service d’entraide est une personne clef pour l’organisme. Le partage des tâches avec la directrice est une façon d’assurer le remplacement mutuel et donc la flexibilité des dispensations des services. Voici les responsabilités : Assurer la réponse téléphonique durant ses heures de travail ; Assurer les différents envois postaux ; Gérer le dossier du transport des bénéficiaires : - Contacts avec les usagers et les bénévoles. Gérer les dossiers de moisson Québec et des cuisines collectives : - Prendre les appels des usagers ; - Tenir à jour les dossiers ; - Faire les commandes et les listes de denrées pour Moisson et l’aide alimentaire ; - Planification du calendrier annuel ; - Remplir les questionnaires à cet effet ; - Répondre aux demandes ponctuelles d’aide alimentaire. Gérer le dossier de la grande collecte de Moisson Québec ; Préparer, avec la collaboration de la directrice, les différents rapports requis, entre autres, pour la tenue de l’assemblée générale ; Gérer le dossier des paniers de Noël : - Préparer et procéder aux envois pour les demandes financières et les lettres de remerciements aux différents donateurs ; - S’occuper de la publicité ; - Prendre les rendez-vous pour l'inscription des bénéficiaires ; - Voir à l'approvisionnement du matériel nécessaire pour la préparation des paniers ; - Collaborer avec ces organismes et les différentes fêtes organisées pour les enfants par les organismes du milieu ; - Préparer le matériel nécessaire ; - Compiler l’aide accordée ; - Préparer le rapport des paniers de Noël. Collaborer à la révision annuelle des dossiers ; Gestion du site web et de la page Facebook ; Assumer l’écriture, la mise en page et l’impression du journal interne ; Remplacer la directrice lors de ses absences ; Assurer, à la demande de son supérieur immédiat, toute autre tâche connexe, relative au poste.

Exigences et conditions de travail

Niveau d'études : Secondaire professionnel (DEP)
Années d'expérience reliées à l'emploi :1 à 2 années d'expérience
Description des compétences : DEP ou DEC dans un domaine pertinent ou combinaison de formation et d'expérience pertinente ; Maîtrise du français oral et écrit ; Maîtrise des logiciels de bureautiques courants (suite Office) ; Connaissances informatiques et aisance avec les nouvelles technologies ; Excellente capacité organisationnelle ; Débrouillardise, autonomie et proactivité ; Habiletés interpersonnelles et diplomatie ; Gestion du temps et des priorités ; Méthode et rigueur ; Flexibilité et discrétion.
Langues demandées : langues parlées : français
langues écrites : français
Salaire offert : à discuter
Nombre d'heures par semaine : 28,00
Conditions diverses : Poste permanent ; Horaire de jour du mardi au vendredi (28 heures) ; Salaire selon expérience.
Statut d'emploi : permanent
temps partiel
jour
Précisions : 28 heures
Date prévue d'entrée en fonction : 2019-03-18
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