adjoint/adjointe de direction

groupe perspective lÉvis - québec

Principales fonctions

L’adjoint de direction relève du président-directeur général et assure un support administratif et clérical de haut niveau pour celui-ci ainsi que pour tout le personnel relevant de celui-ci. Il assurera également le suivi administratif et la mise en forme de projets corporatifs desquels son supérieur est en charge ainsi que le respect des politiques de l'entreprise par le biais des contrôles et des vérifications qui lui seront confiés dans le cadre de ses fonctions. Il coordonne toutes les activités inhérentes à un poste de haute direction ; Il assure le suivi administratif et la mise en forme finale des communications et des présentations (internes et externes) ; Il supporte la direction pour la rédaction, la traduction, la duplication, la mise à jour, la transmission et le classement de correspondances, de communiqués, de différents formulaires, de rapports et de présentations ; Il appuie la direction dans le choix du format et du média le plus approprié afin de transmettre l’information de façon optimale aux intervenants concernés, notamment aux membres des comités et aux membres de la haute direction ; Il coordonne les rencontres d’équipe, les conférences téléphoniques et les comités de gestion puis effectue les suivis et les rappels ; Il assure l’efficacité des travaux de secrétariat et de classement ; implanter, uniformiser, réviser et voir au respect des normes de qualité des travaux de secrétariat et des systèmes de classement selon les normes établies (normes graphiques, mise en page et qualité) ; Il rédige, revoit, corrige, et lorsque nécessaire, traduit les présentations Powerpoint, les mémos internes, les avis de nomination, les articles publiés dans le Journal de bord de l'entreprise, les avis technologiques, les notes de services, les rapports d’incidents et toute documentation relative aux comités ; Il effectue des analyses simples dans Excel et prépare des graphiques en vue de les intégrer dans diverses communications et présentations Powerpoint ; Il organise ou participe à l’organisation d’activités et d’événements divers ; Il reçoit et trie le courrier reçu, répond au courrier d’ordre général ; Il coordonne et saisi dans l’agenda les divers déplacements et les réservations requises ; Il coordonne, documente et s’assure que les contrôles corporatifs sont suivis pour la gestion des vacances et des absences des collaborateurs ; Il prépare et/ou vérifie la conformité de plusieurs formulaires corporatifs dont notamment les comptes de dépenses, les réquisitions informatiques, les demandes de formation, les formulaires d’absence ; Il effectue les diverses tâches administratives relatives à son poste et aide parfois les autres adjoints ; Il peut être appelée à effectuer du remplacement occasionnel à la réception ; Il effectue toutes autres tâches connexes de nature administrative.

Exigences et conditions de travail

Niveau d'études : Secondaire professionnel (DEP)
Années d'expérience reliées à l'emploi :5 année(s) d'expérience
Description des compétences : Formation professionnelle ou collégiale en secrétariat, bureautique ou l’équivalent ; Expérience pertinente en secrétariat d’au moins 5 années, dont au moins 3 années dans un poste de secrétaire de direction ; Maîtrise très avancées des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook en plus d’une bonne aptitude pour s’améliorer ou apprendre à utiliser d’autres outils informatiques ; Excellentes habiletés de rédaction et très haut niveau de maîtrise du français autant à l’oral qu’à l’écrit ; Anglais avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit ; Excellent sens de l’organisation, de la priorisation et du respect des échéanciers ; Excellentes habiletés relationnelles et de communication ; Expérience dans un domaine technique, un atout. L’essence de ce poste requiert de faire preuve d’un très haut degré de professionnalisme, de polyvalence et d’un excellent sens de l’organisation afin de travailler avec de nombreuses personnes sur des dossiers en concomitance. Ayant développé une approche disciplinée et méthodique, l'adjoint se démarque par son professionnalisme et sa rigueur, et ce, dans tout ce qu’il entreprend. Il est reconnu pour être dynamique et orienté vers l’action. Il possède un sens inné des responsabilités et, étant une personne passionnée et engagée, il se rallie aux politiques et procédures. Collaborant de près avec la haute direction, il fait preuve de discrétion et contribue au développement d’une culture d’équipe basée sur le respect, la transparence et la fierté du travail bien fait. Il a le plus grand respect des processus décisionnels et hiérarchiques. Il adhère aux valeurs d’éthique, de probité, d’intégrité et de qualité totale.
Langues demandées : langues parlées : français et anglais
langues écrites : français et anglais
Salaire offert : à discuter
Nombre d'heures par semaine : 40,00
Conditions diverses : Poste permanent à temps plein ; Horaire de jour ; Salaire selon expérience ; Assurances collectives : maladie, vie, assurances salaire, REER.; Entreprise près des parcs, de la piste cyclable et offre un environnement de travail exceptionnel !
Statut d'emploi : permanent
temps plein
jour
Date prévue d'entrée en fonction : 2019-04-29

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